|
1. Η Γραμματεία εκάστου Συμβουλίου Ιδιοκτησίας Δασών τηρεί τα κάτωθι βιβλία:
α) Βιβλίον πρωτοκόλλου εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.
β) Βιβλίον καταχωρήσεως αιτήσεων αναγνωρίσεως και των σχηματιζόμενων φακέλλων, εις το οποίον καταχωρούνται κατ' αύξοντα αριθμόν όλες οι υποθέσεις, ο δε φάκελλος εκάστης λαμβάνει ίδιον αριθμόν, προτασσόμενων προς διάκριση των κεφαλαίων γραμμάτων Α, Β, Γ, και Δ αντιστοίχως δια το Συμβούλιον Ιδιοκτησίας Δασών Αθηνών, Πειραιώς, Πατρών και Θεσσαλονίκης και διακινείται περαιτέρω με τον αριθμόν τούτον. Προ του αριθμού φακέλλου των φερομένων εις το Αναθεωρητικό Συμβούλιον Ιδιοκτησίας Δασών υποθέσεων προτάσσεται η ένδειξις ΑΝ.
γ) Βιβλίον Ευρετήριον Αλφαβητικό εις το οποίον καταχωρούνται οι φάκελλοι με τον αριθμόν των εκ του αρχικού γράμματος του επωνύμου του αιτούντος και επί περισσότερων του πρώτου. Προκειμένου περί Νομικών προσώπων ως αρχικό γράμμα λαμβάνεται το της επωνυμίας του και εν ελλείψει το του υπογράφοντος την αίτηση (προέδρου ή άλλου υπευθύνου του Διοικητικού Συμβουλίου κ.λ.π.).
δ) Βιβλίον χρεώσεως υποθέσεων εις τους εισηγητές, ένθα καταχωρούνται οι εκάστοτε υπό του Προέδρου του Συμβουλίου Ιδιοκτησίας Δασών χρεούμενα υποθέσεις - φάκελλοι.
ε) Βιβλίον Ευρετήριο χρεώσεως υποθέσεων εις τους εισηγητές, εις το οποίον καταχωρούνται οι χρεούμενοι ως άνω υποθέσεις - φάκελλοι, εκ του αρχικού γράμματος του επωνύμου του εισηγητού.
στ) Βιβλίον πρακτικών των συνεδριάσεων του Συμβουλίου Ιδιοκτησίας Δασών τηρούμενο ως εις το άρθρο 8 του παρόντος ορίζεται.
ζ) Βιβλίον διακινήσεως φακέλλων, εις το οποίον καταχωρούνται κατά χρονολογική σειράν οι εκάστοτε πραγματοποιούμενες αποστολές των φακέλλων όπου δει κατά το στάδιον της εις το Συμβούλιον διαδικασίας.
2. Δι' αποφάσεως του Υπουργού Γεωργίας, δύναται να ορισθεί όπως τηρούνται και έτερα βιβλία, προς υποβοήθηση του έργου των Συμβουλίων.
3. Αντίστοιχα προς τα ανωτέρω βιβλία τηρούνται και παρά της Γραμματείας του Αναθεωρητικού Συμβουλίου Ιδιοκτησίας Δασών.